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2012/04/03

メールの文章のルール【段落まで改行しない】

まず最初に画像【A】を見てください。各行の文章の改行がまちまちで、とても読みづらいですね。
120327_3


この画像【B】は元の文章ですです。どこも問題なく改行されているように見えます。
120327_4

この文章は私宛に毎日送られてくる、或大手新聞社の記事のトピックのメールです。送られてくる時は画像【B】の状態なのですが、私にはフォントサイズが小さすぎて少々読みづらいので拡大して読むことにしています。


そうすると、画像【A】のように改行がバラバラで読みづらい画面になるわけです。


この原因は、文章を入力する時、入力枠の右端に来た時、強制的に改行しているからなんです。実は、まとまりのある文章は途中で改行せずに、そのまま入力し続けるのがポイントなのです。このルールを知らない人が、文章が右端に近づくにつれて、単語やて・に・を・は、などのきりの良い箇所で改行したほうが読みやすいのだと、勝手に思い込んでいるですね。なぜでしょう。わかりません。


文章を改行するのは、内容がひとまとめになるブロック毎(段落と言います)にするのが基本で、途中の文章の折り返しはメールソフトにまかせるのがいいのです。右端に来るたびに、きりの良いところを探して強制改行するなんて、無駄な時間の浪費はやめてほしいものです。


小さい文字が読みづらい弱視の人や、私のように加齢で小さい文字を見るのが辛くなった人のために、メールソフトは拡大・縮小機能が用意されています。【Ctrl】キーを押しながら【+】キーを打ち続けると、文章がどんどん拡大されていき、【Ctrl】キーを押しながら【-】キーを打ち続けると、文章は縮小されていきます。


このルールを知らない方が意外と多いようです。件の或大手新聞社には過去2回、問題点を指摘したメールを送っていますが、善処する旨の返事はいただいたのですが、未だに改善されないままです。

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コメント

メールの文章は5行程度ごとに、空行を入れることを薦めます。

50行ほどがぎっしり詰まった文章は、とても読めません。

投稿: 十五島 | 2012/04/03 13:49

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